Aanbestedingen en ISO, hoe zit dat?

 Vanuit ervaring weten wij dat aanbestedende organisaties meestal de volgende aantoonbare eisen stellen:

 

1. Een certificeringseis.

2. Een managementsysteem

 

In de certificeringseis staat duidelijk welke certificering aanwezig moet zijn en die na gunning aantoonbaar aanwezig (geldig) moet zijn. Dus bij gunning van de opdracht het betreffende ISO-certificaat moet worden overlegd. Onder andere ISO 9001, ISO 14001 zijn de meest voorkomende gevraagde normen voor kwaliteit en milieu. Tegenwoordig wordt ook steeds vaker gevraagd om ISO 27001 voor informatiebeveiliging en ISO 145001 voor Arbo, Veiligheid & Milieu bij aanbestedingen.

 

In veel aanbestedingen is de eis een (kwaliteits-) managementsysteem, zoals ISO 9001 of vergelijkbaar. Bij "of vergelijkbaar" zijn er meer opties mogelijk. Hier kan het branche specifieke ISO-systeem voldoen, omdat deze in opbouw vergelijkbaar of gelijk zijn aan ISO 9001, alleen is deze certificering specifiek voor een branche. Wij komen regelmatig de volgende opties tegen die succesvol de ISO 9001 vervangen: ISO 15224 voor de zorg, ISO 13485 voor medische hulpmiddelen en ISO 17100 en ISO 18841 binnen de tolken- en vertaalbranche.

 

Wat wordt verstaan onder de aantoonbaarheidseis?

Dit kan verschillen. Aantoonbaarheid kan bestaan uit het aanleveren van een kopie van een geldig certificaat, of het inleveren van een beschrijving en soms alleen een inhoudsopgave van uw (kwaliteits-) managementsysteem. Een andere optie is het aanleveren van een onafhankelijke beoordeling (audit) van uw kwaliteitssysteem door een derde partij.

 

Wat betekend dit nu in de verschillende situaties?

In het geval van een certificaat is en blijft de eis voor certificering van kracht, hierbij is het aan de organisatie om te bepalen welk certificaat er wordt gehaald. Dus hier kunnen ISO certificeringen die branche specifiek zijn worden aangeleverd.

Bij aantoonbaarheid kan doormiddel van een beschrijving van het managementsysteem, of het aanleveren van de inhoudsopgave worden voldaan aan de eis. Als beschrijving voldoet een samenvatting, een verkort handboek, waarin wordt beschreven hoe het (kwaliteits-) managementsysteem van de organisatie functioneert.

 Wordt er gevraagd om een onafhankelijke beoordeling door een een derde , dan is een certificering door een certificerende instelling niet verplicht. Een beoordeling (audit) door bijvoorbeeld een adviesbureau of accountant kan dan voldoende zijn.

 

Meedoen aan een aanbesteding, maar nog geen aantoonbaar kwaliteitssysteem?

Organisaties die voor het eerst inschrijven op aanbestedingen, hebben vaak nog geen ISO/NEN certificering of een kwaliteitssysteem. Zij kunnen gewoon inschrijven op een opdracht, waar een aantoonbaarheid voldoet bij de eis op een kwaliteitssysteem. De aantoonbaarheid moet geregeld zijn op het moment van (voorlopige) gunning of het moment dat de opdracht concreet van start gaat. Geef in uw reactie aan dat u beschikt over een kwaliteitssysteem op het moment dat dit nodig is en start dan ook met het opstellen van het kwalitietssysteem, want: Het implementeren van een managementsysteem heeft tijd nodig. Het behalen van een ISO certificering neemt meer tijd in beslag en de tijdsduur hiervoor wordt beïnvloed door veel factoren.