Nationale procedures

 

Er zijn vier nationale procedures:

  • Enkelvoudige onderhandse procedure
  • Meervoudige onderhandse procedure
  • Nationale openbare procedure
  • Nationale niet-openbare procedure

Bij een onderhandse procedure of een procedure met aankondiging op nationaal niveau worden kortere termijnen gehanteerd dan de verplichte Europese minimumtermijnen. Deze termijnen moeten wel redelijk zijn. Wat redelijk is, hangt af van de bijzondere kenmerken van de opdracht. De complexiteit van de opdracht bepaalt hoeveel tijd een inschrijver nodig heeft om een inschrijving te doen. De Europese minimumtermijnen gelden in ieder geval als redelijk.

Bij een onderhandse procedure kondigt de inkopende dienst niets aan. Als u als men vrijwillig de keuze maakt om een nationale opdracht vooraf aan te kondigen, is volgens de Aanbestedingswet (voor)aankondiging via TenderNed verplicht.

 

Enkelvoudige onderhandse procedure

De inkopende dienst vraagt één aanbieder een offerte in te dienen. Na eventueel onderhandelen, plaatst u de opdracht. Deze procedure komt voor bij opdrachten onder de EU-drempel. De inkooprichtlijnen van de inkopende organisatie beschrijven wanneer (onder welke grensbedragen) van deze procedure gebruik gemaakt worden (inkoopbeleid). Natuurlijk dient er in deze richtlijnen rekening te houden met hetgeen over de keuze bepaald is in de Gids Proportionaliteit. Op basis van de Gids Proportionaliteit kan onder de EU-drempel niet altijd enkelvoudig worden gegund. Voor het Rijk zijn de grensbedragen vastgelegd in de circulaire grensbedragen.

Voordelen:

  • korte procedure
  • onderhandelen is mogelijk
  • ervaringen met leverancier kunnen worden betrokken
  • onderlinge vertrouwensrelatie speelt vaak een grote rol
  • geen concurrentie, daardoor krijgt u niet altijd de beste prijs-kwaliteit verhouding
  • soepele omgang opdrachtgever-opdrachtnemer, bijvoorbeeld bij meerwerk of aanpassing van opdracht

Nadelen:

  • vereist goed inzicht in de markt bij de inkopende organisatie
  • veel vrijheid bij het inrichten van de procedure
  • risico van belangenverstrengeling bij te innige band met één leverancier (onderlinge vertrouwensrelatie speelt vaak een grote rol)
  • procedure is niet transparant, maar subjectief
  • Als meerwerk niet voorzien is in de oorspronkelijke overeenkomst, kan er sprake zijn van een nietige overeenkomst, omdat de drempel bedragen uiteindelijk worden overschreden

 

Meervoudige onderhandse procedure

De inkopende dienst vraagt een aantal inschrijvers een offerte in te dienen. Deze inschrijvers moeten op objectieve gronden worden gekozen. Daarna wordt de opdracht gegunt aan de aanbieder die de economisch meest voordelige inschrijving doet. Er bestaat in principe geen ruimte tot onderhandelen. Deze procedure is toegestaan voor opdrachten onder de EU-drempel . De inkooprichtlijnen van de inkopende organisatie moeten beschrijven wanneer (onder welke grensbedragen) van deze procedure gebruik mag worden gemaakt. Bij het opstellen van de richtlijnen dient rekening te worden gehouden met hetgeen over de keuze bepaald is in de Gids Proportionaliteit (en in het geval van werken tevens het ARW 2016).

Voordelen:

  • korte procedure
  • lage procedurekosten
  • ervaringen met de leverancier kunnen betrokken worden bij de keuze van de aanbieders
  • slechts een klein deel van de markt wordt benaderd hierdoor beperkte concurrentie
  • soepele omgang opdrachtgever-opdrachtnemer, bijvoorbeeld bij meerwerk of aanpassing van opdracht. Let wel, de rechtmatigheid van de procedure mag niet in het geding komen. Als meerwerk niet voorzien is in de oorspronkelijke overeenkomst, is feitelijk sprake van een nieDEe overeenkomst. Let op dat bij onvoorzien meerwerk de drempels in de inkooprichtlijnen en/of de Europese drempels niet worden overschreden

Nadelen:

  • veel vrijheid bij het inrichten van de procedure
  • moeilijk om objectieve gronden op te stellen voor de keuze van de inschrijvers
  • vereist goed inzicht in de markt. Door bijvoorbeeld vooraf een belangstelling registratie te houden, kan dit inzicht worden verkregen
  • risico van belangenverstrengeling bij te innige band met concurrerende leveranciers
  • weinig transparant
  • onderhandelen met een partij is formeel niet mogelijk

 

Nationale openbare en nationale niet-openbare procedure

Bij grotere opdrachten onder de Europese drempelbedragen, kan ervoor worden gekozen om de hele nationale markt te benaderen door de opdracht vooraf aan te kondigen. De opdracht wordt gegund via een nationale openbare of niet-openbare procedure. De inkooprichtlijnen van een organisatie bepalen soms dat de opdrachten boven bepaalde grensbedragen vooraf moeten worden aangekondigd. Zo wordt invulling geven aan het transparantiebeginsel.

Vrijwillige aankondiging van een opdracht vindt in ieder geval via TenderNed plaats. Aanvullend kunt u deze ook publiceren in vak- en dagbladen of op de website van de inkopende organisatie.

Als bij een nationale aanbesteding wordt gekozen voor een variant van een Europese procedure, kunnen er kortere termijnen worden gehanteerd dan voorgeschreven in de Europese regelgeving. Afwijkingen van de EU-procedure moet wel duidelijk worden aangeven in de aankondiging. Daarbij kan worden verwezen naar andere reglementen (bijvoorbeeld het ARW 2016).

 

Vrijwillige transparantie bij gunning

Er is gekozen voor het toepassen van een nationale procedure, maar men twijfelt of de opdracht had moeten worden aanbesteden volgens de regels voor opdrachten boven de Europese drempels, zoals beschreven in de Aanbestedingswet 2012. In dat geval kan de inkopende organisatie voor het sluiten van een (raam)overeenkomst het voornemen tot gunnen vrijwillig bekendmaken, waardoor belanghebbenden zich hiertegen kunnen verzetten.

De inkopende organisatie doet dit door het voornemen tot het sluiten van de (raam)overeenkomst via TenderNed in het Publicatieblad van de Europese Commissie te publiceren en minimaal 20 kalenderdagen te wachten met het sluiten van de (raam)overeenkomst. Als binnen deze termijn geen procedure voor de rechter aanhangig wordt gemaakt, kan de overeenkomst niet meer worden vernietigd overeenkomstig afdeling 4.3.1. van de Aanbestedingswet 2012.